Notionは個人利用だけでなく、チームでの情報共有やコラボレーションにも最適なツールです。
「プロジェクト管理を効率化したい」「チームでタスクの進捗を共有したい」というニーズに応える柔軟な機能が備わっています。
この記事では、Notionをチームでシェアする方法や、初心者でも使いやすい便利な機能をご紹介します。
チーム全員でNotionを活用すれば、作業効率が飛躍的に向上すること間違いなしです！
目次
1. Notionをチームで使うための準備
1-1. ワークスペースを作成する
Notionでチーム利用を始めるには、まずワークスペースを作成しましょう。
ワークスペースは、チーム全員がアクセスできる共有スペースです。
ワークスペース作成の手順
- Notionにログイン（未登録の場合はアカウント作成）
- サイドバーの「+ New Workspace」をクリック
- ワークスペース名を入力（例：プロジェクト名や部署名など）
- チームメンバーを招待（メールアドレスを入力）
ポイント
- ワークスペースは複数作成可能なので、プロジェクトごとや部署ごとに分けると便利です。
- 無料プランでもワークスペースを共有できます。
1-2. ページをシェアする方法
チーム全員が同じページにアクセスできるように設定を変更します。
ページをシェアする手順
- シェアしたいページを開く
- 右上の「Share」ボタンをクリック
- 「Invite」からメンバーのメールアドレスを入力し招待
- メンバーのアクセス権限（編集・閲覧など）を設定
便利な機能
- リンク共有：リンクを生成して、特定の相手に共有可能
- アクセス権限のカスタマイズ：編集権限や閲覧専用権限を個別に設定可能
2. チームで活用する便利な機能
2-1. リアルタイムの共同編集
Notionでは、複数のメンバーが同時にページを編集することができます。
誰がどの部分を編集しているかがリアルタイムで表示されるため、作業が重複する心配がありません。
使い方の例
- 会議中にメモを取りながら議事録をその場で完成
- プロジェクトの進捗状況を全員で更新
効果
- チーム内での情報共有がスムーズになる
- リアルタイムでの作業効率がアップ
2-2. コメント機能でスムーズなコミュニケーション
Notionには、コメント機能があり、特定の箇所にコメントを追加できます。
議論や意見交換が簡単にできるので、ミスや勘違いを減らすことができます。
使い方
- コメントを追加したい部分を選択
- 表示される「Add a comment」をクリック
- コメントを入力し、投稿
ポイント
- @メンション機能を使えば、特定のメンバーに通知を送ることも可能です。
- コメント履歴は残るので、後から見返すのにも便利です。
2-3. タスク管理で効率アップ
Notionのデータベース機能を活用して、チーム全員でタスクを管理しましょう。
おすすめのタスク管理構成
- タスク名
- 担当者
- 締切日
- ステータス（未着手、進行中、完了）
便利なビュー機能
- カンバンビュー：タスクを進行状況別に整理
- カレンダービュー：期限をカレンダー形式で確認
- リストビュー：全タスクを一覧で表示
効果
- タスクの進捗状況が一目でわかる
- 役割分担が明確になる
3. チームでのNotion活用を成功させるポイント
3-1. テンプレートを活用する
毎回同じ構成を作る手間を省くために、テンプレートを活用しましょう。
Notionには、プロジェクト管理や会議メモなど、チーム向けに使いやすいテンプレートが多数用意されています。
おすすめテンプレート例
- プロジェクトダッシュボード
- 会議議事録
- チームの目標・KPI管理
効果
- 作業効率がアップ
- チーム全体でフォーマットが統一される
3-2. 定期的にページを見直す
情報が増えると、Notionのページが煩雑になることがあります。
チーム内で定期的に内容を見直し、不要なページを整理しましょう。
整理のコツ
- 古い情報はアーカイブ化
- ページ構成をシンプルに保つ
- 必要な情報に素早くアクセスできるリンクを設定
まとめ：Notionをチームで活用して効率的に仕事を進めよう！
Notionを使えば、チームの情報共有やタスク管理が格段に効率化します。
リアルタイムの共同編集やコメント機能を活用すれば、ミスや伝達漏れも防ぐことができます。
まずは基本的なシェアのやり方と便利機能をマスターし、少しずつ自分たちのチームに合った使い方をカスタマイズしてみましょう。
Notionでチームの生産性をアップさせ、プロジェクトを成功に導きましょう！
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