【仕事が暇な時ややる気が出ない時にやっておくべき効率化タスクリスト】

仕事の中には、「急ぎではないけれど、いずれやる必要がある」「やっておくと後で効率が上がる」といったタスクが意外と多いものです。こうしたタスクを放置してしまうと、いざ必要な時に時間を取られてしまい、効率が悪くなってしまうことも。
そこで今回は、集中力が低い時や時間が余っている時に取り組むことで、日常の仕事効率がアップするタスクをリストにまとめました！

1. パソコンのデスクトップ・フォルダ整理

日々の業務で、デスクトップにファイルや資料が散乱していませんか？

• タスク例
  • デスクトップの不要なファイルを削除
  • フォルダを整理し、階層をわかりやすくする
  • ファイル名の統一ルールを決めて適用
• 効果
  ファイルを探す時間が短縮され、作業がスムーズになります。

2. メールボックスの整理・振り分けルール作成

受信トレイが溜まっていると必要なメールを見逃しがち。今のうちに整理しておきましょう。

• タスク例
  • 不要なメールを削除
  • フォルダ分けルールを設定し、自動振り分けを導入
  • 古いメールのアーカイブ
• 効果
  メール管理が効率化され、重要な連絡を見逃さなくなります。

3. 作業ツールやショートカットのカスタマイズ

使っている業務ツールやPCの設定を見直し、より使いやすくしておきましょう。

• タスク例
  • よく使うアプリのショートカットをデスクトップやタスクバーに追加
  • ExcelやWordのショートカットキー設定を学ぶ・登録する
  • ブラウザのお気に入りやブックマークの整理
• 効果
  よく使うツールへのアクセスが早くなり、業務効率がアップします。

4. テンプレートやマニュアルの作成・更新

普段の業務で繰り返し使うものをテンプレ化しておきましょう。

• タスク例
  • メール返信や報告書のテンプレートを作成
  • よくある質問や業務手順のマニュアル化
  • 定型文を単語登録しておく（例：「お世話になっております」→「ose」）
• 効果
  繰り返し作業が大幅に短縮されます。

5. データやパスワード管理の見直し

安全かつ効率よくデータやパスワードを管理する方法を導入しましょう。

• タスク例
  • 不要なデータやアカウントの削除
  • パスワード管理ツールの導入・整理
  • クラウドストレージのフォルダ整理
• 効果
  情報漏洩リスクを減らし、必要なデータにすぐアクセスできるようになります。

6. タスク管理ツールやToDoリストの整理

日々のタスク管理が煩雑になっていませんか？見直すことで今後の業務がスムーズになります。

• タスク例
  • 今後のタスクを整理し、優先度をつけて書き出す
  • タスク管理ツール（例：Trello、Asana、Notionなど）のカスタマイズ
  • 作業ごとの所要時間の見積もりをリストアップ
• 効果
  やるべきことが明確になり、日々の仕事に取り掛かりやすくなります。

7. 学びの時間：業務関連スキルや知識をインプット

やる気がない時こそ、インプット作業に時間を使うのが効果的です。

• タスク例
  • 業務に関連するショート動画やブログ記事を読む
  • 新しいツールの操作方法やショートカットを学ぶ
  • 簡単なオンライン研修やeラーニングを進める
• 効果
  スキルアップが図れ、普段の業務にも役立ちます。

8. 机周りや作業環境の整理整頓

物理的な作業環境を整えることで、気分もリフレッシュします。

• タスク例
  • 机の上や引き出しの不要物を片付ける
  • オフィスや自宅の作業スペースを掃除
  • よく使うアイテムを手の届く位置に配置
• 効果
  作業効率が上がるだけでなく、仕事へのモチベーションも向上します。

9. 日々の業務改善のアイデア出し

普段気づかない非効率な業務や手順を見直す時間を取ってみましょう。

• タスク例
  • ルーチン作業を自動化するツールを探す
  • チームや部署の業務フローを見直す
  • 些細な「やりづらいこと」「面倒なこと」をリストアップして解決策を考える
• 効果
  小さな改善が積み重なり、全体の仕事効率が向上します。

10. 体と心のリフレッシュ時間の確保

やる気が出ない時には無理せず、心身のリフレッシュに使うのも大切です。

• タスク例
  • 軽いストレッチや散歩をする
  • 深呼吸や瞑想でリラックスする
  • 気分転換にデスクワークを立ち作業に変える
• 効果
  リフレッシュすることで集中力が回復し、次の作業に取り組みやすくなります。

まとめ：暇な時間を「効率化の準備時間」に変える

「やる気が出ないから何もしない」ではなく、「やる気がない時こそできる仕事」に取り組むことで、普段の業務効率は劇的に改善されます。今回紹介したタスクを暇な時間に少しずつこなしていくことで、「やることがなくて困る時間」 が 「未来の効率を高める時間」 に変わります！

ぜひ、気軽にできることから始めてみてくださいね。